Ндфл с льготного отпуска. Необходимо ли удерживать ндфл с оплаты работнику проезда к месту проведения отпуска

Письмо Минфина России от 07.08.12 № 03-04-06/6-221

Об НДФЛ с оплаты проезда

Вопрос: 1. Банк направляет сотрудника в производственную командировку. Период нахождения в командировке определен соответствующим приказом. Вправе ли банк не облагать налогом на доходы физических лиц стоимость авиабилета (ов), если сотрудник в связи с проведением в месте командировки отпуска или выходных дней заранее вылетает к месту командировки и (или) возвращается из командировки позже срока ее окончания? 2. Возникает ли у банка обязанность выполнить функции налогового агента по налогу на доходы физических лиц в случае, если банк: - на основании решения суда возмещает физическому лицу расходы по оплате услуг адвоката, понесенные физическим лицом в ходе судебного спора с банком; - возмещает сотруднику расходы на проведение представительского мероприятия на основании отчета о проведении данного мероприятия и слипа, подтверждающего оплату услуг ресторана корпоративной банковской картой, но при отсутствии чека ККМ?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо... по вопросу применения налога на доходы физических лиц и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

1. Согласно статье 41 Кодекса доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и для физических лиц определяемая в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.

Пунктом 3 статьи 217 Кодекса предусмотрено освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абзаце десятом данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В соответствии со статьями 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) выходные дни и нерабочие праздничные дни - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.

При этом согласно статье 166 Трудового кодекса служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями статьи 211 Кодекса.

Если же, например, работник остается в месте командирования используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.

Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

2. В соответствии с пунктом 1 статьи 98 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации стороне, в пользу которой состоялось решение суда, суд присуждает возместить с другой стороны все понесенные по делу судебные расходы, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 96 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации.

Пунктом 1 статьи 210 Кодекса установлено, что при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.

Суммы возмещения расходов физического лица по оплате услуг адвоката, выплачиваемые организацией на основании решения суда, отвечают признакам экономической выгоды, предусмотренным статьей 41 Кодекса, и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Организация, от которой физическое лицо получило указанный доход, на основании статьи 226 Кодекса признается налоговым агентом и обязана исполнять обязанности, предусмотренные для налоговых агентов статьями 226 и 230 Кодекса.

3. Суммы возмещения организацией расходов сотрудника по проведению представительского мероприятия не могут быть признаны его доходом (экономической выгодой), предусмотренным статьей 41 Кодекса, поскольку такие расходы были произведены в интересах организации, а не физического лица.

При этом должны иметься документы, подтверждающие фактический размер произведенных расходов, а также проведение представительского мероприятия в интересах организации.

Одновременно сообщаем, что в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» при осуществлении расчетов с использованием платежных карт в случае продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг применяется контрольно-кассовая техника.

Подскажите, необходимо ли удерживать НДФЛ с оплаты работнику проезда к месту проведения отпуска и если да то с какого периода.

Ответ

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, обязаны компенсировать проезд к месту отдыха, суммы которых не облагаются НДФЛ.

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплатить и учесть стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно

НДФЛ и страховые взносы

Компенсация расходов сотрудников на проезд к месту использования отпуска и обратно не облагается:

НДФЛ ();
взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование ();
взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний ().

Данные правила действуют независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация. Важно, чтобы компенсация таких расходов была предусмотрена внутренними документами организации.

Что касается компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно членам семьи сотрудника, то она не облагается:

НДФЛ - в отношении только неработающих членов семьи ( , письма Минфина России , );
страховыми взносами - в отношении любых членов семьи. Это связано с тем, что такие компенсации выплачиваются гражданам, не состоящим с организацией в трудовых отношениях ( , ).

Размер, порядок и условия оплаты проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудникам и членам их семей ограничены внутренними документами организации. То есть такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами:

в размерах, установленных трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
в рамках той (но не реже чем один раз в два года), которая установлена трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре организации необходимо установить перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации. Если сотрудник не представил подтверждающие документы, с суммы компенсации будет необходимо удержать НДФЛ.

В отношении НДФЛ аналогичные выводы подтверждены письмами Минфина России , (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ, начислить страховые взносы на оплату проезда сотрудника к месту проведения отпуска (за границу) и обратно. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Да, нужно. Но только на стоимость проезда за пределами территории России. Исключение - когда сотрудник летит в отпуск самолетом. В этой ситуации для целей страховых взносов действуют особые требования.

НДФЛ

Компенсация в виде оплаты проезда в размере, установленном внутренними документами организации, и с учетом ограничений, установленных законодательством, не облагается НДФЛ ().

Эта льгота распространяется только на оплату проезда по территории России. Поэтому независимо от места проведения отпуска сотрудником (на территории России или за ее пределами) от обложения НДФЛ освобождается только та часть компенсации, которая относится к стоимости проезда по российской территории.

Со стоимости проезда (перелета) от места пересечения границы России к месту проведения отпуска за границей и обратно, к границе России, нужно удержать НДФЛ. Такой вывод подтверждается письмами Минфина России и .

Для целей НДФЛ в действующем законодательстве не уточняется, что является местом пересечения границы России. Поэтому при проезде поездом НДФЛ не нужно удерживать со стоимости проезда по всей территории России.

В случае с авиаперелетом не облагается НДФЛ стоимость поездки до российского аэропорта, ближайшего к месту пересечения границы России. Даже если на самом деле сотрудник .

Обязанность по оплате проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно, установленная Трудового кодекса РФ, распространяется на все организации, расположенные в .

При этом коммерческая организация - работодатель самостоятельно устанавливает порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций во внутренних документах: и (или) договорах, Положении об отпусках и т. п. Такой вывод следует из статьи 325 Трудового кодекса РФ.

При этом факт проезда сотрудника к месту отдыха и обратно (в т. ч. с остановкой по пути следования в нескольких населенных пунктах) должен быть документально подтвержден. В пределах этих затрат и выплачивается компенсация.

Возможность освобождения компенсационных выплат от обложения НДФЛ и страховыми взносами ограничена. Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только компенсации, начисленные в соответствии с законодательством РФ ( , ). Из буквального толкования статьи 325 Трудового кодекса РФ следует, что оплата стоимости проезда производится только к одному месту использования отпуска и обратно. То есть если сотрудник проводит время своего отпуска в нескольких местах отдыха, то от обложения НДФЛ и страховыми взносами можно освободить компенсацию проезда только до одного места отдыха и обратно. Если организация (в соответствии со своими внутренними документами) оплачивает расходы по проезду к нескольким местам отдыха, то такая выплата не считается компенсационной и должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.

Следует отметить, что на пути следования к месту отдыха и обратно сотрудник может останавливаться в другом городе по объективным причинам (например, из-за особенностей расположения маршрутов транспорта или из-за задержки транспорта). В таком случае оплата расходов на проезд к месту отдыха и обратно (включая проезд до транзитного населенного пункта) признается компенсационной выплатой. С ее суммы также не нужно удерживать (начислять) НДФЛ и страховые взносы ( ,

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с компенсации расходов на проезд сотрудника к месту проведения отпуска и обратно. Организация не расположена в районе Крайнего Севера (приравненных к нему местностях), но в данном регионе установлены надбавка и районный коэффициент

Да, нужно.

От НДФЛ освобождаются, в частности, законодательно установленные компенсационные выплаты ().районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях . Причем даже в том случае, если в местностях, где они находятся, введены процентная надбавка и районный коэффициент за особые климатические условия. То есть организация, которая находится в регионе, не относящемся к Крайнему Северу (приравненным местностям), оплачивать проезд сотрудников к месту проведения отпуска и обратно не обязана. Аналогичные выводы есть в , утвержденном Президиумом Верховного суда РФ 3 июля 2013 г.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации оплата проезда сотрудников к месту проведения отпуска не может считаться законодательно установленной компенсационной выплатой. А раз так, то под действие положений статьи 217 Налогового кодекса РФ она не подпадает и должна облагаться НДФЛ на общих основаниях.

Иногда специалисты Минфина России делают парадоксальные умозаключения. Пример тому — письмо от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728. В нем финансисты изложили свою точку зрения по поводу обложения НДФЛ стоимости оплаты организацией проезда сотрудников к месту работу. Оказывается, у работников возникнет доход, если они способны добраться до работы самостоятельно.

Минфин: НДФЛ зависит от самостоятельности работников

К такому выводу финансисты пришли, проанализировав нормы главы 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. Приведем их и мы.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физических лиц, полученные как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Для целей налогообложения доходом признается выгода в денежной или натуральной форме, если ее можно оценить (ст. 41 НК РФ). Когда организация оплачивает за работника товары (работы, услуги) в его интересах, у физического лица возникает доход в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

На основании названных норм специалисты Минфина России решили: если работники имеют возможность добираться до работы самостоятельно, но работодатель оплачивает за них стоимость проезда, то у сотрудников возникает доход в натуральной форме.

Согласитесь, с приведенными нормами не поспоришь, но вывод, сделанный на их основании, вызывает сомнения. Что значит «добираться до места работы самостоятельно»? Дееспособные граждане могут добраться без посторонней помощи куда угодно. Например, офис компании расположен за чертой города, и общественный транспорт туда не ходит. Никто не мешает сотрудникам приехать на работу на такси или воспользоваться транспортом работодателя. В этих случаях они доберутся на работу самостоятельно. Получается, что у работников все равно возникает объект обложения НДФЛ.

О чем забыли финансисты

По рассматриваемому вопросу Минфин России давал разъяснения и ранее. Но справедливости ради отметим, что в них присутствовала хоть какая-то логика. Так, в письме от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247 финансисты на основании все тех же норм Налогового кодекса сделали несколько иной вывод. Доставка сотрудников до места работы и обратно признается доходом работников в натуральной форме, только если они способны добраться до работы самостоятельно общественным транспортом. Как видим, всего из-за двух слов поменялся смысл сделанного вывода.

Исходя из этих разъяснений если общественным транспортом работники не могут доехать до места расположения организации, то оплата стоимости их проезда НДФЛ не облагается.

Правда, в этом письме идет речь о доставке работников транспортом организации. Но есть еще письмо Минфина России от 24.12.2007 № 03-04-06-02/226. В нем финансисты рассмотрели вопрос обложения НДФЛ стоимости оплаты проезда к месту работу в ситуации, когда организация для подобных целей заключает договор с транспортной компанией. Специалисты финансового ведомства отметили следующее. Поскольку работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом, суммы оплаты организацией проезда работников от места работы до места жительства не признаются экономической выгодой (доходом) работников. Объект обложения НДФЛ отсутствует, если для организации перевозки сотрудников работодатель заключил договор с транспортной организацией.

Суды на стороне компаний

К аналогичным выводам приходят и суды. В настоящее время судебная практика по данному вопросу сложилась в пользу налогоплательщиков. Арбитры указывают, что если доставка работников к месту работу организована работодателем в силу производственной необходимости (например, удаленность офиса), то работники не получают экономической выгоды. Значит, облагаемый НДФЛ доход у них отсутствует. Причем такой вывод сделан как в отношении ситуации, когда работники добираются до места работы на транспорте компании, так и в отношении случая, когда они пользуются услугами транспортных организаций (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 18.02.2008 № А21-3559/2007 и Восточно-Сибирского округа от 15.07.2008 № А19-13528/07-30).

Более того, в арбитражной практике имеются решения, в которых суды признавали доначисления НДФЛ необоснованными только на том основании, что в трудовых (коллективных) договорах с работниками была прописана их доставка до места работы силами работодателя (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17.11.2010 № А45-26455/2009 и Уральского округа от 15.04.2008 № А07-10573/07).

В постановлении ФАС Уральского округа от 21.02.2008 № А07-10572/07 арбитры не согласились с доводом налоговиков о том, что оплата за работников стоимости их проезда до места работы и обратно является их доходом, поскольку у сотрудников была возможность добираться до офиса общественным транспортом, но организация для этих целей воспользовалась услугами транспортной компании. Суд отметил, что спорные расходы были оказаны одним юридическим лицом другому юридическому лицу. Поэтому их нельзя признать идентичными тем услугам, которые предоставляют транспортные организации физическим лицам (постановление ФАС Уральского округа от 21.02.2008 № А07-10572/07). Обратите внимание: со сделанным выводом согласился и Высший арбитражный суд, который Определением от 03.04.2008 № 4176/08 отказал в передаче этого дела в Президиум ВАС РФ,

Спасет обезличенность

При решении рассматриваемого вопроса нужно учесть один важный момент. Во избежание проблем работодателю лучше заключить договор о доставке сотрудников на работу с транспортной компанией или осуществлять перевозку собственным транспортом. Тогда расходы на оплату за работников стоимости их проезда к месту работы обезличиваются. То есть нельзя точно сказать, сколько пришлось денежных средств на проезд каждого работника. А поскольку вести персонифицированный учет работников невозможно, удерживать НДФЛ из их доходов организация не обязана.

На это еще в 1999 г. указал Президиум ВАС РФ в п. 8 информационного письма от 21.06.99 № 42. Ведь выплата (как в денежной, так и в натуральной форме) включается в состав облагаемых доходов физического лица, если ее размер можно определить применительно к конкретному физическому лицу.

По мнению Минфина России, если работник уехал в командировку в выходной день, то стоимость оплаты его проезда НДФЛ не облагается (). Рассмотрим нюансы обложения налогом на доходы физлиц и взносами компенсации проезда сотрудников в различных ситуациях с учетом разъяснений чиновников.

Е.К. Воронцова, аудитор

По мнению Минфина России, если работник уехал в командировку в выходной день, то стоимость оплаты его проезда НДФЛ не облагается (письмо от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687). Рассмотрим нюансы обложения налогом на доходы физлиц и взносами компенсации проезда сотрудников в различных ситуациях с учетом разъяснений чиновников.

Оплата проезда в командировку

Служебная командировка - это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ). Следовательно, срок командировки определяет работодатель. При этом сотруднику гарантируется возмещение расходов, связанных с командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ). Рассмотрим порядок обложения НДФЛ и взносами расходов на проезд командированного работника.

Налог на доходы физлиц

При оплате работодателем сотруднику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в его облагаемый доход не включаются целевые расходы на проезд до места назначения и обратно. При этом факт их совершения должен быть подтвержден документально (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Если работник уехал и вернулся в рабочий день, вопросов не возникает. А нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты проезда, если работник остался в месте командирования, используя выходные дни? Или же если он выехал к месту командировки в выходные дни, предшествующие дате начала командировки?
По мнению чиновников, налог начислять не нужно, поскольку оплата работодателем проезда к месту командировки и обратно не приводит к возникновению у работника экономической выгоды. Разумеется, при условии, что работник провел выходные в месте командирования с разрешения руководителя учреждения (письмо от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687).

Страховые взносы

Все выплаты в пользу работников, совершенные в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами (ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Исключение составляют только выплаты, перечисленные в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Среди них названа и оплата работодателем целевых расходов работнику на проезд до места командирования и обратно. Совершение таких трат должно быть подтверждено документально (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Следовательно, по аналогии с НДФЛ оплата проезда работнику не облагается взносами, даже если он с разрешения руководителя прибыл к месту командировки раньше или задержался в нем.

Оплата проезда до работы

Некоторые учреждения могут возмещать работникам оплату проезда от их места жительства до места работы и обратно на общественном транспорте. Или же арендовать транспорт для них. Рассмотрим, возникает ли в этом случае необходимость уплаты НДФЛ и взносов.

Налог на доходы физлиц

По-мнению чиновников, необходимость удержать налог зависит от того, имеют ли работники возможность добираться до места работы самостоятельно. Если у сотрудников такая возможность есть, то оплата проезда будет считаться их доходом в натуральной форме (ст. 211 Налогового кодекса РФ).
Другое дело - если они не могут добраться до работы самостоятельно на общественном транспорте. Например, доставка работников обусловлена удаленностью местонахождения учреждения от маршрутов общественного транспорта. Тогда суммы оплаты учреждением проезда работников по договору с транспортной организацией не считаются их экономической выгодой (доходом). Поэтому НДФЛ с этой суммы не исчисляется (письмо Минфина России от 6 марта 2013 г. № 03-04-06/6715).

Страховые взносы

В перечне необлагаемых взносами выплат (ст. 9 Закона № 212-ФЗ) выплаты в виде возмещения оплаты стоимости проезда работников от места жительства до места работы и обратно не указаны. Следовательно, они облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Важно запомнить
Оплата ежедневного проезда до места работы и обратно не облагается НДФЛ только в том случае, когда у работников нет возможности добираться на общественном транспорте.

28.1 1.11 НДФЛ с оплаты проезда работников: ужесточение позиции или нелепая описка?

Иногда специалисты Минфина России делают парадоксальные умозаключения. Пример тому - письмо от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728. В нем финансисты изложили свою точку зрения по поводу обложения НДФЛ стоимости оплаты организацией проезда сотрудников к месту работу. Оказывается, у работников возникнет доход, если они способны добраться до работы самостоятельно.

Минфин: НДФЛ зависит от самостоятельности работников

О чем забыли финансисты

Суды на стороне компаний

Спасет обезличенность

Л. Клименкова,
ЭЖ